Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать отпускные в 2023 году — формулы и документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сроки выплаты отпускных в 2023 году не поменяли — их выдают не позже чем за 3 дня до начала отпускного периода (ст. 136 ТК РФ). Так, если отпуск начинается в понедельник, отпускные нужно выдать не позднее четверга предыдущей недели (Письмо Минтруда от 05.09.2018 N ООГ-7157).
Ответственность за нарушения по отпускным
Если работодатель нарушил порядок выплаты отпускных в 2023 году, то есть выдал сотруднику деньги позже установленного срока или не в полном объеме, его штрафуют по п. 6 ст. 5.27 КоАП:
- должностное лицо компании — на 10 000-20 000 руб. (или вынесут предупреждение);
- ИП — на 1 000-5 000 руб.;
- компанию — на 30 000-50 000 руб.
Если нарушение совершено повторно, ответственность ужесточится (п. 7 ст. 5.27 КоАП):
- должностное лицо компании оштрафуют на 20 000-30 000 руб. (или дисквалифицируют до 3 лет);
- ИП — на 10 000-30 000 руб.;
- компанию — на 50 000-100 000 руб.
Также к работодателю могут вменить уголовную ответственность. Подробно об обстоятельствах ее назначения и видах наказания указано в ст. 145.1 УК РФ.
Когда работодатель неверно рассчитал сумму отпускных, возможны два варианта:
- Ошибка в пользу сотрудника, т. е. денег выплатили больше — трудовую инспекцию этот момент не интересует, так как не нарушены права сотрудника. Однако ошибка заинтересует ИФНС, поскольку будет завышение расходной части при ОСНО или УСН (доходы-расходы), вследствие чего занижение налогооблагаемой базы. Штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога из-за занижения (ст. 122 НК РФ). К административной ответственности также могут привлечь и должностных лиц.
- Ошибка связана с занижением отпускных — трудовая инспекция назначит штраф за нарушение норм трудового законодательства по п. 1 ст. 5.27 КоАП.
Какие дни нужно исключить из расчетного периода?
Определив расчетный период, бухгалтер должен исключить из него определенные дни. Перечень неучитываемых дней прописан в п.5 Положения.
Самый распространенный случай — это период, когда работник получал средний заработок.
Например, работник ранее уже ходил в отпуск, находился в командировке, был призван на военные сборы, проходил медицинский осмотр.
Из количества дней исключаются дни болезни работника, получения пособий по беременности и родам, отпуска за свой счет, дополнительные дни за уходом за детьми-инвалидами.
Также не принимаются в расчет дни, когда работник не смог работать по вине компании либо по причинам, не зависящим от работодателя.
Например, Иванов пошел в отпуск с 14 июня 2023 г. Расчетным будет являться период с 1 июня 2022 г. по 31 мая 2023 г.
С 1 февраля 2023 г. по 15 февраля 2023 г. работник был направлен на учебу, а с 16 февраля 2023 г. по 28 февраля 2023 г. работник был в командировке.
Если заявление на плановый отпуск подается хотя бы за три рабочих дня до его начала, работодатель обязуется начислить отпускные как минимум за три дня до выхода в отпуск. При этом выплата может быть произведена и ранее трехдневного срока.
В Трудовом Кодексе отсутствует информация относительно того, какие дни принимать во внимание при расчете сроков начислений. Как правило, считают не в рабочих, а в календарных днях. Если последний день выплаты – выходной, то средства начисляются в последний рабочий день.
Сроки отдыха сотрудников прописываются в соответствующем графике. Этот график утверждается двумя неделями ранее начала года. Перед составлением работодателю необходим определить список работников, которые будут присутствовать в графике отпусков.
Правила расчета отпускных.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
|
Средний дневной заработок… |
|
|---|---|
|
…для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях |
…для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях (в случаях, предусмотренных ТК РФ) |
|
Способ расчета зависит от того, полностью или нет отработан расчетный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором будет взят отпуск). Если расчетный период отработан полностью, средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах |
Определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. К сведению: работникам, с которыми заключен договор на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, положено два рабочих дня отпуска за каждый месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). ТК РФ не обязывает работодателя предоставлять такой отпуск до окончания срока договора. При увольнении работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск |
Нюансы учета премий при расчете отпускных
Для учета премий при расчете отпускных установлен особый порядок (п. 15 Положения № 922):
|
Виды премии |
Порядок учета |
|---|---|
|
Ежемесячные премии |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода |
|
Премии за период работы, превышающий один месяц (квартальные, за полугодие) |
Учитываются фактически начисленные премии в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода. Если продолжительность периода, за который начислены премии, превышает продолжительность расчетного периода, то они учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода |
|
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год |
Премии учитываются независимо от времени начисления вознаграждения |
Больничные в 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8» (ред.3)
Дата фактического получения дохода в виде пособий – день выплаты дохода. Дата удержания налога – день выплаты дохода. В программе дата фактического получения дохода первоначально указывается в документе Больничный лист.
Затем дата дополнительно уточняется автоматически при проведении документов на выплату в поле Даты выплаты.
Дата фактического получения дохода(дата для строки 100) в виде пособий – день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.
Дата удержания налога(дата для строки 110) – день фактической выплаты.
Срок перечисления налога(дата для строки 120) – при выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Для других пособий – не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
Это поле введено специально из-за случаев, когда фактическая дата выплаты начислений отличается от ранее запланированной в документе, и чтобы пользователю в этом случае не приходилось возвращаться в документ начисления и уточнять в нем дату выплаты.
Поле Дата выплатызаполняется равной дате ведомости. Т. е. реальная дата фактического получения дохода (дата для строки 100) – это дата, указанная в поле Дата выплатыдокумента на выплату пособия. Дата удержания налога (дата для строки 110) – это также дата, которая указана в поле Дата выплаты.
Срок перечисления удержанного налога (дата для строки 120) – не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Аванс в 6-НДФЛ в «1С:ЗУП 8» (ред.3)
С аванса по заработной плате отдельно исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет не следует (см. письма Минфина России от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, от 13.04.2017 № 03-04-05/22521).
Если аванс приходится на конец месяца (например, на 30 или 31 число), то при его выплате следует удержать и перечислить НДФЛ в бюджет, не дожидаясь перечисления зарплаты по итогам месяца. К такому выводу пришел Верховный Суд РФ в определении от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804. В связи с чем не рекомендуем устанавливать в локальном нормативном акте выплату аванса в конце месяца.
Несмотря на то, что заработная плата выплачивается сотруднику несколько раз в месяц, исчислять, удерживать и перечислять налог в бюджет с нее следует один раз при окончательном расчете с сотрудником за месяц. С аванса по заработной плате отдельно исчислять, удерживать и уплачивать НДФЛ в бюджет не следует (см. письма Минфина России от 13.07.2017 № 03-04-05/44802, от 13.04.2017 № 03-04-05/22521).
В программе при выплате зарплаты за первую половину месяца НДФЛ не удерживается (рис. 8). Поэтому эта операция не отражается в расчете по форме 6-НДФЛ.
Выплаченная сумма аванса учитывается впоследствии в строке 130 раздела 2 блока, соответствующего выплате заработной платы за вторую половину месяца.
Среднедневной заработок и сумма отпускных
Когда количество отработанных дней в расчетном периоде получено, можно суммировать все, упомянутые выше, выплаты, если год отработан полностью, после чего разделить результат на 12 (месяцев) и еще раз разделить на 29,3 (среднее кол-во дней в месяце по году). Если же год был отработан не полностью полная сумма выплат по ФОТу делится на кол-во отработанных дней (см. выше). В обоих случаях готовый результат среднедневного заработка умножается на количество дней отпуска, чтобы получить итоговую сумму отпускных.
Ряд важных нюансов
Очень часто в течение года компания проходит минимум один раз этап повышения заработной платы сотрудников. Следовательно, при расчете среднедневных выплат может получиться так, что часть месяцев участвуют в процедуре в меньшем своем размере, а часть – в уже повышенном. Это, конечно же, неправильно и ущемляет права трудящихся, поэтому применяется механизм индексации заработков, которые выплачивались до этого момента.
Индексация проводится путем исчисления коэффициента делением новой ставки на старую, а затем во всех формулах, суммы «старых» выплат участвуют лишь умноженными на его значение. Правда, здесь стоит понимать, что речь идет о повышении зарплат и индексациях по всему предприятию – если же это лишь преференции одному человеку, ему все начисляется по факту, без увеличений.
Как считать отпускные, если в организации всем повысили оклады
Если в организации индексировали оклады всем работникам, то и отпускные необходимо повысить на коэффициент индексации. Коэффициент индексации рассчитайте по формуле:
Как именно считать средний заработок, зависит от периода, когда повысили оклады (см. таблицу ниже).
Как считать средний заработок, если в организации повысили оклады
Когда повысили оклады или тарифы
Как пересчитать средний заработок для отпускных
Во время расчетного периода
Умножьте на коэффициент выплаты за период до индексации
После расчетного периода, но до отпуска
Умножьте на коэффициент средний заработок
Во время отпуска
Умножьте на коэффициент отпускные за дни с даты индексации
Пример. Как рассчитать отпускные, если в организации повысили оклады
Методика предоставления рабочего отпуска
Для оформления обязательного, или дополнительного времени отпуска, работник должен:
- Учитывать согласованный график отпусков на предприятии;
- Перед назначенным отпуском, сотрудник пишет заявление на предоставление ему отпуска согласно трудовому законодательству в течение 28 дней;
- Руководитель организации, или же предприятия подписывает заявление и издает приказ, по которому данному работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней;
- Бухгалтер организации, или же предприятия производит расчёт отпуска и проводит начисление оплаты по календарным дням;
- Расчёт выплат производится перед началом отдыха за 3 — 5 рабочих дней.
Что входит в расчет отпускных?
Рассчитываются отпускные выплаты работнику, исходя из среднего эквивалента зарплаты за каждый отработанный день текущего расчётного года.
В сумму ежедневного заработка необходимо включить всю оплату, что производилась рабочему:
- Зарплата;
- Надбавки к основной зарплате;
- Компенсационные дотации;
- Премиальные.
Отпускные начисляют только за те выплаты, которые были оплачены за сделанную работу.
На сумму среднедневного заработка, для расчёта, не должны влиять такие выплаты:
- Дотации, которые оплачиваются не с фонда зарплаты;
- Командировочные начисления;
- Премиальные к профессиональным праздникам;
- Подарки от руководства;
- Материальная помощь из фонда соцстрахования.
Для начисления выплат учитывается только отработанное по факту время, и из общего стажа за год отнимаются следующие временные периоды:
- Рабочий не работал по болезни;
- Не работал по причине ухода за больным ребёнком;
- Рабочий освобождался от выполнения работы.
Как рассчитать отпускные в онлайн калькуляторе — пошаговая инструкция
Чтобы определить сумму, которую работодатель должен выплатить за отпуск, следует внести в онлайн форму выше несколько показателей.
Заполните калькулятор пошагово в соответствии с инструкцией, представленной ниже:
|
Поле калькулятора |
Инструкция по заполнению |
|
|
Шаг 1 |
Указать ежемесячную зарплату | В поле калькулятора нужно внести сумму начисленной заработной платы за месяц, это ускорит процесс онлайн расчета.
Поле заполняется, если ежемесячно начисляется одна и та же сумма дохода, например, оклад. Если ежемесячный зарплата меняется, то ниже в таблице можно заполнить суммы дохода для каждого месяца отдельно. Для выбора нужно нажать на поле и найти на открывшемся календаре день, когда начинается и заканчивается период отдыха. |
|
Шаг 2 |
Выбрать дату начала и окончания отпуска | Для выбора нужно нажать на поле и найти на открывшемся календаре день, когда начинается и заканчивается период отдыха. |
|
Шаг 3 |
Указать отработанные дни за последний год | После выбора даты начала отпуска можно указать отработанные дни в каждом месяце расчетного периода (последние 12 кал.мес. перед месяцем расчета отпускных).
Если все месяцы были выработаны полностью, то ничего не меняйте в полях «Отработанные дни», где автоматически указано календарное число дней. Если какой-то месяц неполный (был отпуск, командировка, декрет, больничный, отсутствие на работе), укажите для него число отработанных календарных дней. Пример: в марте 2021 был больничный 5 дней, значит, в поле для марта нужно поставить 26 (31 – 5). Если человек трудился в организации менее года, то заполнить нужно только поля для отработанных месяцев, для остальных поставить нули. |
|
Шаг 4 |
Указать зарплату за расчетный период | Для каждого месяца расчетного периода укажите сумма начисленной заработной платы до удержания из нее подоходного налога. |
|
Шаг 5 |
Указать количество дней отдыха | В поле внести число отпускных дней. |
После заполнения всех полей кальулятора проводится автоматический расчет в онлайн режиме. Результаты вычислений можно посмотреть ниже — средний заработок за день за расчетный период и сумму отпускных.
Оплата отпуска подлежит налогообложению, поэтому с рассчитанных отпускных нужно отнять НДФЛ 13% — остаток выплачивается работнику.
Дополнительный отпуск
В Трудовом кодексе закреплены дополнительные дни отпуска для нескольких категорий трудящихся с нестандартными условиями труда.
| Условия | Дни отпуска |
| ненормированный рабочий день | минимум 3 календарных дня, но в локальных актах компании может быть установлен более длительный период |
| работа в РКС и территориях, приравненных к ним | 24 и 16 к. д. соответственно. |
| опасное и вредное производство | минимум 7 к.д. |
| работы особого характера | от 2-х к.д., продолжительность зависит от конкретных условий и регулируется нормативными актами |
Предоставление отпуска в рабочих днях
В некоторых случаях работникам предоставляется отпуск в рабочих днях:
- работникам, трудовой договор с которыми заключен на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ)
- работникам, которые заняты сезонными работами (ст. 295 ТК РФ)
Данным категориям работников предоставляется 2 рабочих дня отпуска за каждый месяц работы. Порядок расчёта отпускных при этом такой же, как и при расчёте отпуска в календарных днях.
Пример. С Орловой Юлией заключен срочный трудовой договор на период с 1 по 30 сентября. За отработанный месяц ей было начислено 33 000 рублей. Так как договор заключен только на 1 месяц, Юлии предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск на 2 рабочих дня (с 1 по 2 октября) с последующим увольнением.
Произведём расчёт отпускных.
- Определяется количество дней, на основе которых будут исчисляться отпускные. Из общего количества календарных дней в сентябре необходимо вычесть выходные дни в соответствии с календарём 6-дневной рабочей недели: 30 – 4 = 26 дней.
- Определяется средний дневной заработок: начисленная за сентябрь зарплата делится на полученное в предыдущем пункте количество рабочих дней:
33 000 руб. / 26 дней = 1 269,23 рубля.
- Определяется сумма отпускных: средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска:
1269,23 руб. * 2 дня = 2538,46 рубля.
Если хочется подольше отдохнуть
Во многих компаниях отпуска планируются в ноябре-декабре. Но это не означает, что задумываться об отдыхе нужно под конец года, когда бухгалтерия составляет график отпусков.
Если хотите отдохнуть подольше, планировать отпуск можно уже с лета. Именно в июне-июле Министерство труда РФ публикует федеральный производственный календарь на будущий год. Чуть позже свои правки вносят регионы, у которых есть национальные праздники: Татарстан, Башкортостан, Бурятия, Дагестан и другие.
Поэтому если хочется сэкономить именно дни отпуска и продлить себе каникулы на максимум, бронируйте отпускные дни встык с праздниками.
Пример
- Если оформить отпуск со 2 по 5 мая, каникулы составят 11 дней — с 29 апреля по 9 мая.
- Получить 9 дней отдыха можно также с 10 по 18 июня, если взять четырёхдневный отпуск с 13 по 16 число. 12 июня отмечается День России.
- Те же 9 дней можно получить, если взять отпуск с 7 по 10 ноября. Отдыхать вы будете с 4 по 12 число благодаря Дню народного единства (4 ноября в 2023 году попадает на выходной день).
Учет премий в расчете
Премии учитывайте в отдельном порядке. Ежемесячные, квартальные или полугодовые премии разрешено учесть только по одной выплате за каждый показатель премирования.
Например, если в расчетном периоде работнику были начислена премия по итогам работы за 1 квартал и премия за качество работы за 1 полугодие, то следует учесть обе стимулирующие выплаты. А если обе премии (за квартал и полугодие) начислены по одному показателю премирования, то по правилам того, как насчитывают отпускные, учесть бухгалтер вправе только одну выплату.
Премию по итогам года следует учитывать в расчете, если она начислена за год, предшествующий датам отдыха. Например, премия за 2020 год, а отпуск за 01.01.2021–31.12.2021.
Разовые премии к праздникам в подсчет включать нельзя. Но если работнику была выплачена разовая премия, и такой вид выплат обозначен в положении по оплате труда, то ее учтут.
Где прописаны правила по отпускным
Всем, кто работает по трудовым договорам, соглашениям и контрактам, предоставляется гарантированное время отдыха. Минимальная продолжительность равна 28 дням. Но только за полностью отработанный календарный год. А вот сотрудникам, которые оформлены по договорам ГПХ, авторского заказа и подряда, оплачиваемый отдых не положен.
По сути, отпуск — это оплачиваемое время отдыха. Причем порядок и принципы оплаты закреплены на законодательном уровне:
- Глава 19 ТК РФ — в части продолжительности, условий оплаты, сохранения рабочего места. Норматив содержит положения как об основном трудовом, так и о дополнительных отпусках.
- Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) — в части исчисления среднего заработка.
- Письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351 — в части определения показателей фактически отработанного времени при отклонениях от стандартного режима.
Законодательные акты и рекомендательные ведомственные письма устанавливают лишь общие положения о предоставлении отдыха. Конкретные значения, порядок оплаты и прочие факторы устанавливаются в организации в индивидуальном порядке. Нормативы должны быть прописаны в трудовом договоре с работником, в коллективном договоре, а также в иных локальных распоряжениях учреждения.